コッキーの太陽光ブログ

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初めてのマンション理事長必見❗理事長の備忘録 ~管理会社変更を検討する~

 

どうも、コッキーです!!

 



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マンション管理組合の理事長ってまじめにやると大変ですよね。

 

不真面目な(特に頑張る気が無い)理事長であれば、すーーーと時間が過ぎていくのですが、真剣に考えると改善点がいっぱいです!

 

特に、なにもやらない(無関心)だと、管理会社にうまく情報操作されてしまう事も十分にあり得ます。

基本的に単年で理事改選のところが多いですから、情報を一番知っている管理会社が情報強者となる訳です。

 

 

情弱で、管理会社に操作されるようなことがないように、コッキーが理事長時には、ひとつひとつ業務を勉強し、引継ぎ書類を作成して、次の人が分かりやすくまとめる業務を行いました。 

 

 

こちらでは、マンション管理組合の理事長を務めさせていただいたときの苦労話・経験したことを残していきたいと思います・・・

 

 

〇管理組合理事長としての取り組み

 

以前から、自分が理事長になるなら、自分が思いつくことすべて実践したいと考えていました。

 

 

そして、理事長になる前から、マンション管理費の一括見積もりサイトから管理委託費の複数社の見積もりをとり、満を持して理事長に立候補しました。

 

立候補してからの取り組みは、

①管理委託費の見直し

②緑地管理の見直し

③エレベーター保守点検の見直し

④イベントの実施

⑤備品等の見直し

⑥アンケートによる居住者ニーズの把握

⑦エントランス化粧パネルの修繕

⑧緑地帯のサルスベリ越境対応・緑地管理用具の購入

⑨草取りボランティアの募集

⑩固定資産税の協議

⑪広報誌・HPの作成

⑫クリスマスツリーの設置

⑬雑排水管清掃の見直し

⑭LED照明の導入

⑮防犯カメラの検討

⑯AED付自販機の導入

⑰緑地帯再生

⑱長期修繕計画の見直し

⑲修繕積立金の見直し

⑳臨時駐車料金の見直し

㉑電話料金の見直し

㉒管理組合報の発行

㉓理事会議事録の各回発行

㉔宅配ボックスの管理料の見直し

㉕役員引継ぎ交流会の開催

㉖太陽光発電設置検討

㉗各部屋ネームプレート設置検討

㉘連絡通路への屋根の設置検討

㉘ディスポーザー浄化槽点検業者の見直し

㉙修繕積立金の運用について

㉚電子ブレーカーの検討

㉛その他(細かい事)

 

振り返ると色々頑張ったなーーと思いますね・・・

 

 

まぁ、一生懸命やりすぎて、反感を買う事もありましたが・・・

一緒に頑張っている人には伝わりますが、やってない人には「勝手な事やってるわ」と思われて伝わらないのが寂しいところ・・・

 

まぁ自己満足の世界でしたね・・・💦

自己肯定感が強くないと、精神がポッキリいっちゃうかもしれません。

コッキーは、気持ちは弱いですが、自己肯定感だけは強いので乗り切れました( ̄▽ ̄;)

 

  

〇管理委託費を見直しするきっかけ

 

さてさて、 一番のメインどころ「①管理委託費の見直し」について書いて行きたいと思います。

 

前段で記載したとおり、理事長になる以前から、マンション管理費の一括見積もりサイトから見積もりをとっていました。

 

mansionkanri-erabi.com

 

 

 

www.mansionkanrihikaku.com

 

 

 

www.kanrihi-advisers.com

 

 

なぜかというと、母親が住んでいたマンションの管理と比べて、「サービスも悪いのに高いんじゃないか?」と疑問を持ったことから始まります。

 

 

母親が住んでいたマンションとの管理の違いを整理すると・・・

 

〇母親のマンション

①週6回管理員が在中

②見回り・声かけサービスがある

③議事録がしっかりしている

④活発な管理組合活動がされている

⑤修繕積立金が高い

⑥中古で購入のため築約30年

⑦1階が店舗で全84戸 

⑧駅前であるため緑地・駐車場が(ほぼ)無い

⑨受水槽あり

⑩宅配BOX・ディスポーザーなし

⑪掲示がわかりやすい(エレベーター・掲示板)

⑫管理人さんが笑顔・挨拶がいい

 

になります。

 

一方、コッキーが住んでいるマンションは・・・

 

〇コッキー居住するマンション

①週しか管理員がいない 

②見回り・声かけサービスがない

③議事録が作成したりしなかったり、内容も簡素

④無関心で活動ほぼなし

⑤修繕積立金が入居時のまま低い

⑥新築で築10年未満

⑦店舗なし全72

⑧郊外で駐車場全戸分+来客用2、緑地が多い

⑨受水槽なし・直接給水

⑩宅配BOX・ディスポーザーあり

⑪掲示物が分かりにくい・エレベーター掲示なし

⑫管理人さんが不愛想

 

・・・です。

そんな管理の質の違いから、管理会社や管理費用の見直しをしてみたいなと思ったことがきっかけになります。

 

  

〇管理委託費の見直しの実践

 

管理委託費を見直しするにあたり、管理会社・管理組合に対するアンケートを実施しました。

 

まぁ、新築から今まで口うるさい人がいなかったので、管理会社も特にがんばりを見せていませんでした。

なので、管理人に対してや管理会社に対して不満を持つ方が若干多かったように感じます。

 

 

あとは、ほぼ無関心層が多いですね。

この無関心が一番もんだいなのですが・・・

 

 

そして、管理会社の複数見積りと、現在の管理会社の見積りを比べていきました。

 

進めていくなかで「不満の人の方が多いから、安くなるから、必ずよくなるから」という僕の中の正義をもとに進めていましたが、「コイツ勝手に管理会社を変えようとしてやがる」という心無い意見も耳にしたりしました。

 

 

そこは、近隣マンションの管理のヒアリングもしたこともあり、絶対的に他のマンションと比べて普通以下であるという自負があったので、「知りもしないで何いってんの?」ぐらいな気持ちで進めていきました。

 

 

また、そんな話をすると「管理会社の担当」も、ものすごく冷たくなりました。

ここからは、チキンレースみたいな感じですが、ここも中途半端でなく「絶対的な自信!!」が自分にあったので、負けるような事はありませんでした。

 

きっと・・・強気にでると、大体の理事長は折れていたんでしょうね・・・

 

 

思い返すと、夜10時位から深夜2時位まで管理組合の仕事に毎日従事し、管理会社の担当に100回以上はメールのやり取りをしたと思います。

管理会社の担当者は、どんどん対応が遅く悪くなり、そのことを指摘し続けました。情報開示もなかなかしてもらえませんでした。

 

 

そんなんだったら、「絶対に会社替えよう」って固まってましたね。。。

淡々と、自分で理事会会議録などを作成し、そして全戸配布し続けました。

 

 

最終的に、総会資料をつくろうと進めかけた時に、管理会社の常務取締役から連絡があり、少し高級なお店で会合を行う事になりました。

 

 

最終的には、会社として「リプレイス」だけは避けたいので、複数社見積もりの最安値とまではいかないが、限界まで下げた見積りを提出するので契約して欲しいとの事でした・・・

担当者も心を入れ替えてやらせていただきたいとのこと・・・

 

 

・・・いままでの事を考えると、なかなか許せない部分もありましたが、そこは「個人的」な感情になってしまうので、理事会に諮って、合議制で決めようと思った次第です。

 

 

こちらとしては、管理会社を替えることは相応のリスクが伴うことから、理事会では、管理会社の提案を大歓迎とまではいかないものの、大幅に管理委託費が下がるということで、その案が多くの賛同を得られたので、その見積りで進めることとしました。。。

 

 

そして、定期総会では契約額を下げた議案で粛々と進めていきました。

 

 

すると、ちょっと想定していなかったのですが、質問を受けました。

 

「なぜ今までそんなに高かったのか?」という怒りの質問でしたが、そこは、「いままで適正に監視してこなかった管理組合の責でもあるので、管理会社の責任ではないですよ」と、今回は企業努力で下げていただいたと説明して、管理会社に恩を売りつつ、質問者に納得していただきました。

 

 

最終的に、管理委託費削減協議(5社)の結果を受けて、現行の管理会社の値下げ提案に伴い、年間2,060,640円の削減となりました( ´∀` )b

 

それまでは、月589,680円、年間7,076,160円の予算でしたが、

総会後は、管理内容を変更することなく、月417,960円、年間5,015,520円と予算となりました。

 

 

検討にあたって、安くなった分、管理人の常駐日数を増やそうかとも検討したのですが、実情そこまで困りごとがなかったので、現状維持で安くなる選択をしました。

まっ・・・説明しやすいってのもあったんですけどね💦💦

 

それ以外にも色々と削減策を行って、2期務 めた中で、最終的に年間360万円ぐらい予算を削減しました。

 

ここで、恩を売っておいたのもあるのか、その後管理会社は、色々と協力的になり、イベント費用なども気前よく提供してくれるようになりましたね(о´∀`о)

 

 

記憶と記録をもとに、また記事にさせていただきたいと思います。

 

では。

 

 

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